Lippe Personal: ZFA-Vermittlung für Zahnarztpraxen im Profil

Von Ellen Ruscher|13. Mai 2024|Lesezeit 6 Min.|Zuletzt geprüft 03.10.2026

Lippe Personal gewinnt zahnmedizinische Fachangestellte für Zahnarztpraxen und arbeitet dabei nicht über Stellenbörsen, sondern über gezielte Ausspielung in sozialen Netzwerken mit anschließender Vorauswahl. Das Haus ist damit auf eine Berufsgruppe und eine Kundengruppe zugeschnitten, und dieser Zuschnitt ist in einem Engpassberuf der eigentliche Vorteil. Dieses Profil ordnet Leistung, Vorgehen und Zielgruppe und benennt die Grenzen des Modells.

Warum braucht die ZFA-Gewinnung einen anderen Weg als eine Stellenanzeige?

Weil die gesuchten Fachkräfte in Beschäftigung sind und nicht suchen. Zahnmedizinische Fachangestellte führt die Bundesagentur für Arbeit in ihrer Engpassanalyse als Engpassberuf, und in einem solchen Markt erreicht eine Anzeige in einer Stellenbörse nur den kleinen Teil, der ohnehin wechseln will.

Daraus folgt ein Wechsel der Richtung. Statt darauf zu warten, dass jemand sucht, wird die Stelle dort gezeigt, wo die Zielgruppe ihre Zeit verbringt, also in sozialen Netzwerken. Die Ansprache muss dabei anders aussehen als eine Anzeige, weil niemand nach einer Stelle gesucht hat: Sie muss in zwei Sätzen einen Grund nennen, der über die Bezahlung hinausgeht.

Hinzu kommt eine Besonderheit des Berufs. Die Gründe für einen Wechsel liegen in diesem Feld erfahrungsgemäß weniger beim Gehalt als bei Arbeitszeiten, Teamgröße, Behandlungsspektrum und der Frage, ob delegierbare Leistungen tatsächlich delegiert werden. Eine Praxis, die hier konkret wird, hat einen Vorteil gegenüber der Praxis im Nachbarort, die dasselbe Gehalt zahlt.

Damit ist der Ansatz erklärt. Er zerfällt in einzelne Leistungsbausteine.

Welche Leistungen übernimmt Lippe Personal für eine Praxis?

Das Haus deckt die Kette von der Aufnahme der Praxis bis zur Vorauswahl ab und gibt die Entscheidung an den Praxisinhaber zurück. Die einzelnen Schritte:

• Aufnahme der Praxis: Behandlungsspektrum, Teamgröße, Arbeitszeitmodell, Fortbildungsangebot und die konkreten Gründe, aus denen Beschäftigte bleiben.
• Erstellung der Anzeigenmotive: Bild und Text, zugeschnitten auf die Zielgruppe und auf das Netzwerk, nicht die abfotografierte Praxiswebsite.
• Ausspielung nach Region und Berufsgruppe: Eingegrenzt auf den Einzugsbereich der Praxis, weil ein Arbeitsweg über eine Stunde in diesem Beruf kein Wechselgrund ist.
• Bewerberstrecke: Ein kurzer Weg von der Anzeige zur Bewerbung, ohne vollständige Unterlagen im ersten Schritt.
• Vorauswahl und Übergabe: Vorsortierung nach Qualifikation und Verfügbarkeit, bevor der Inhaber Zeit investiert.

Der vierte Punkt ist der, der die Technik vom Marketing unterscheidet. Wer im ersten Schritt Lebenslauf, Zeugnisse und Anschreiben verlangt, verliert in sozialen Netzwerken den größten Teil der Interessenten, weil niemand das vom Smartphone aus erledigt. Die Hürde wird deshalb bewusst niedrig gehalten und erst im zweiten Gespräch angehoben.

Für Praxen ist die Leistung damit klar umrissen. Offen bleibt, was die Praxis selbst leisten muss.

Welchen Teil muss die Praxis selbst übernehmen?

Die Rückmeldung. Das ist der einzige Teil, der sich nicht auslagern lässt, und er entscheidet über den Erfolg des gesamten Projekts. Wer sich auf eine Stelle meldet, ohne gesucht zu haben, ist nach zwei Tagen ohne Antwort wieder dort, wo er war.

Praktisch heißt das: Eine Person in der Praxis ist zuständig, prüft die übergebenen Bewerbungen täglich und bietet innerhalb kurzer Zeit ein Gespräch an. In einer Praxis mit vollem Behandlungsplan ist das keine Nebenaufgabe, und genau daran scheitern Projekte, nicht an der Anzeige.

Zweiter Teil ist die Wahrhaftigkeit der Darstellung. Wenn die Anzeige geregelte Arbeitszeiten verspricht und die Realität anders aussieht, kommt die neue Kraft und geht innerhalb der Probezeit. Eine Besetzung, die nach drei Monaten wieder offen ist, hat den Betrieb zweimal Geld gekostet.

Dritter Teil ist die Einarbeitung. Gerade bei Rückkehrerinnen nach längerer Pause und bei Berufsanfängerinnen entscheidet die erste Woche über das Bleiben. Ein Einarbeitungsplan mit festen Zuständigkeiten ist dafür das wirksamste Mittel und kostet nichts.

Damit ist die Aufteilung beschrieben. Bleibt die Einordnung in den Markt.

Wie ordnet sich das Haus in den Markt für Praxispersonal ein?

Der Markt teilt sich in drei Gruppen. Erstens die allgemeinen Personaldienstleister, die ZFA neben anderen Berufen vermitteln. Zweitens Dentaldepots und Branchenmedien, die Stellenbörsen betreiben. Drittens spezialisierte Anbieter, die ausschließlich für Praxen arbeiten und über soziale Netzwerke gewinnen.

Lippe Personal gehört zur dritten Gruppe und arbeitet ausschließlich für Zahnarztpraxen. Der Vorteil der Spezialisierung liegt darin, dass die Ansprache der Zielgruppe nicht jedes Mal neu entwickelt werden muss. Der Nachteil liegt in der Abhängigkeit von einem Kanal: Ändert ein Netzwerk seine Ausspielungslogik, wirkt sich das sofort auf alle Projekte aus.

Für Praxisinhaber ergibt sich daraus eine einfache Prüffrage im Erstgespräch. Sie lautet nicht, wie viele Bewerbungen zu erwarten sind, sondern wie viele davon die Praxis eingestellt hat. Die erste Zahl lässt sich mit Mediabudget erzeugen, die zweite nicht. Beantworten lässt sie sich nur, wenn die Praxis ihre eigenen Zahlen kennt.

Welche Kennzahlen sollte eine Praxis vor dem Start kennen?

Es sind vier Zahlen, und sie liegen alle in der Praxis vor, werden aber selten zusammengestellt. Ohne sie lässt sich nach drei Monaten nicht beurteilen, ob die Zusammenarbeit gewirkt hat.

• Ausfall je unbesetzter Stelle und Tag: Welcher Umsatz entgeht, wenn ein Behandlungszimmer nicht belegt werden kann. Diese Zahl ist der Maßstab für jedes Honorar.
• Zeit bis zur ersten Rückmeldung auf eine Bewerbung: Gemessen in Stunden, nicht in Tagen. Die Zahl ist der häufigste Grund für Absprünge und liegt vollständig in der Hand der Praxis.
• Verweildauer der letzten Einstellungen: Wie lange die in den letzten drei Jahren eingestellten Kräfte geblieben sind. Eine kurze Verweildauer verweist auf die Arbeitsbedingungen, nicht auf den Arbeitsmarkt.
• Zahl der Bewerbungen in den letzten zwölf Monaten über alle Wege: Der Ausgangswert, gegen den jede Maßnahme gemessen wird.

Die dritte Zahl ist die unangenehmste und die wichtigste. Eine Praxis, in der neue Kräfte regelmäßig innerhalb des ersten Jahres gehen, bekommt mit mehr Bewerbungen kein besseres Ergebnis, sondern nur häufiger dasselbe.

Hinzu kommt eine Festlegung, die keine Zahl ist: Wer entscheidet. In Gemeinschaftspraxen scheitern Einstellungen regelmäßig daran, dass zwei Inhaber unterschiedliche Vorstellungen haben und der Kandidat zwischen zwei Gesprächen wartet. Diese Frage gehört vor den Start geklärt, nicht nach der ersten Bewerbung.

Mit diesen vier Zahlen und einer klaren Zuständigkeit lässt sich die Zusammenarbeit beurteilen. Bleibt die Frage nach der Praxisgröße.

Für welche Praxisgrößen trägt sich die Zusammenarbeit?

Sie trägt sich dort, wo eine unbesetzte Stelle unmittelbar auf den Umsatz wirkt, und das ist in einer Praxis mit wenigen Behandlungszimmern schnell der Fall. Fällt eine Assistenz aus, kann ein Zimmer nicht belegt werden, und der Ausfall je Tag übersteigt die Kosten einer Besetzung deutlich.

Umgekehrt trägt sich die Zusammenarbeit schlecht, wenn die Praxis keine Stelle wirklich besetzen will, sondern nur den Markt sondiert. Der Aufbau der Anzeigenmotive und die Ausspielung kosten unabhängig vom Ergebnis, und ohne verbindliche Einstellungsabsicht ist das Geld ausgegeben.

Für große Praxen und Praxisverbünde mit laufendem Bedarf kommt eine dritte Option hinzu, die seltener besprochen wird: die eigene Ausbildung. Wer selbst ausbildet, deckt den Bedarf langfristig und unabhängig vom Arbeitsmarkt, braucht dafür aber eine Ausbildungsberechtigung und Kapazität zur Anleitung. Für die kurzfristige Lücke hilft das nicht, für die Jahresplanung erheblich.

Marktnotiz: Spezialisierte Anbieter für Praxispersonal sind in Deutschland in den letzten Jahren deutlich mehr geworden, belastbare Marktzahlen gibt es nicht. Die Angebote unterscheiden sich vor allem darin, ob das Mediabudget getrennt ausgewiesen wird und ob eine Nachbesetzung bei frühem Ausscheiden abgedeckt ist. Beide Punkte gehören vor die Beauftragung, weil sie den Preisvergleich erst möglich machen.