Zeiterfassung per App: Pflichten, Funktionen und Anbieter

Von Ellen Ruscher|22. Mai 2024|Lesezeit 6 Min.|Zuletzt geprüft 03.10.2026

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist klar: Arbeitgeber in Deutschland müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzeichnen, und zwar unabhängig von einer gesetzlichen Neuregelung. Für Betriebe mit Außeneinsätzen stellt sich damit nicht die Frage, ob erfasst wird, sondern womit. Dieser Beitrag ordnet die Pflichten, die Funktionen einer brauchbaren App, die rechtlichen Grenzen der Standortprüfung und die Anbieterlandschaft.

Was hat das Bundesarbeitsgericht 2022 zur Arbeitszeiterfassung entschieden?

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022, Aktenzeichen 1 ABR 22/21, festgestellt, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Arbeitsschutzrecht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das Gericht hat die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, im Licht der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019.

Wichtig ist, was der Beschluss nicht sagt. Er schreibt keine bestimmte Technik vor, verlangt keine elektronische Erfassung und nennt keine Fristen. Eine handschriftliche Liste erfüllt die Pflicht grundsätzlich ebenfalls, sofern sie tatsächlich geführt wird. Entsprechende Reformvorhaben im Arbeitszeitgesetz waren zum Zeitpunkt dieses Beitrags nicht abgeschlossen, weshalb Betriebe sich an der bestehenden Rechtslage ausrichten.

Unabhängig davon besteht die Aufzeichnungspflicht für Überstunden und Sonntagsarbeit nach dem Arbeitszeitgesetz seit langem, ebenso die Pflicht in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, etwa im Baugewerbe, im Gastgewerbe und in der Fleischwirtschaft. Dort sind die Anforderungen strenger und die Aufzeichnung ist spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung zu erstellen.

Für die Praxis heißt das: Die Pflicht ist unstrittig, die Umsetzung ist frei. Daraus ergibt sich die Frage nach dem Werkzeug.

Welche Angaben muss die Aufzeichnung tatsächlich enthalten?

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, je Beschäftigten und je Arbeitstag. Das ist der Kern, und er klingt einfacher, als er in Betrieben mit Außeneinsätzen ist.

Hinzu kommen drei Punkte, die sich aus dem Arbeitszeitgesetz ergeben und in der Praxis häufiger Probleme machen als die Erfassung selbst:

• Pausen: Die gesetzlichen Ruhepausen müssen tatsächlich genommen und erkennbar sein. Ein System, das die Pause automatisch abzieht, ohne sie zu erfassen, dokumentiert eine Annahme, keine Tatsache.
• Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen: Die Mindestruhezeit ist einzuhalten, und eine Erfassung macht Verstöße sichtbar. Das ist für Betriebe unangenehm und genau der Zweck der Vorschrift.
• Höchstarbeitszeit: Die Grenzen der werktäglichen Arbeitszeit und der Ausgleichszeitraum gelten unverändert. Wer erfasst, kann sie nicht mehr übersehen.
• Aufbewahrung: Nach Arbeitszeitgesetz sind die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Der zweite und dritte Punkt sind der eigentliche Grund, aus dem viele Betriebe die Erfassung aufgeschoben haben. Eine lückenlose Aufzeichnung macht Überschreitungen dokumentiert, und die lassen sich danach nicht mehr als Einzelfall behandeln. Das ist kein Argument gegen die Erfassung, sondern ein Argument für die Überprüfung der Einsatzplanung.

Damit steht der Inhalt. Für Betriebe mit wechselnden Einsatzorten folgt die Frage nach dem Weg.

Welche Funktionen braucht eine App für Betriebe mit Außeneinsätzen?

Der Bedarf im Handwerk, in der Montage und in der Pflege ist mit sechs Funktionen gedeckt. Entscheidend ist, dass die Erfassung am Einsatzort funktioniert und nicht abends am Bürorechner nachgetragen wird.

• Start und Stopp mit einem Griff: Ohne Anmeldung über mehrere Schritte. Jede Hürde erzeugt Nachträge, und Nachträge entwerten die Aufzeichnung.
• Erfassung ohne Netz: Auf Baustellen und in Kellern fehlt der Empfang. Die App muss lokal speichern und später übertragen.
• Zuordnung zu Auftrag oder Kostenstelle: Der eigentliche betriebswirtschaftliche Nutzen. Erst damit wird aus der Pflicht eine Nachkalkulation.
• Pausenerfassung als eigener Vorgang: Nicht als automatischer Abzug, siehe oben.
• Korrekturweg mit Protokoll: Fehler passieren. Entscheidend ist, dass Korrekturen nachvollziehbar bleiben und nicht die ursprüngliche Buchung überschreiben.
• Export für Lohnabrechnung: Eine Schnittstelle zur eingesetzten Lohnsoftware oder ein Export in deren Format. Ohne diesen Schritt entsteht doppelte Arbeit.

Der dritte Punkt ist der, über den sich die Investition rechtfertigt. Eine Erfassung, die Stunden je Auftrag liefert, zeigt nach wenigen Monaten, welche Aufträge tatsächlich tragen. Betriebe, die vorher nach Gefühl kalkuliert haben, finden dort regelmäßig Positionen, die seit Jahren Verluste erzeugen.

Bleibt eine Funktion, die rechtlich eigens zu prüfen ist.

Welche Grenzen gelten für Standortprüfung und Kontrolle?

Engere, als die Produktbeschreibungen vermuten lassen. Die Erfassung des Standorts bei der Buchung ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und braucht eine Rechtsgrundlage, und sie ist nur zulässig, soweit sie für den Zweck erforderlich ist.

Zulässig ist in der Regel die punktuelle Prüfung, ob die Buchung am vorgesehenen Einsatzort erfolgt, ohne dauerhafte Aufzeichnung des Bewegungsverlaufs. Unzulässig ist die laufende Standortverfolgung über den Arbeitstag, weil sie weit über den Zweck der Arbeitszeiterfassung hinausgeht. Die Unterscheidung lautet also: Prüfpunkt bei der Buchung, kein Bewegungsprofil.

Vor die Einführung gehören zwei weitere Punkte. Erstens die Mitbestimmung: Die Einführung eines Zeiterfassungssystems ist in Betrieben mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig, weil das System geeignet ist, Verhalten und Leistung zu überwachen. Ohne Betriebsvereinbarung geht es nicht. Zweitens die Gerätefrage: Die Nutzung des privaten Smartphones lässt sich nicht einseitig anordnen, also braucht es entweder Diensthandys, Terminals oder eine freiwillige Vereinbarung mit Aufwandsersatz.

Beides ist lösbar, kostet aber Vorlauf. Projekte scheitern an diesen zwei Punkten häufiger als an der Technik.

Welche Anbieter bedienen kleine Betriebe?

Der Markt teilt sich in drei Gruppen, und für kleine Betriebe ist die Herkunft des Anbieters ein guter Hinweis auf die Eignung.

Erste Gruppe sind reine Zeiterfassungsanbieter, die aus der Stempeluhr kommen und App, Terminal und Chipkarte parallel anbieten. Sie sind stark bei der Erfassung selbst und bei Hardware für den Betriebshof. Zweite Gruppe sind Handwerker- und Baustellensoftwarehäuser, bei denen die Zeiterfassung Teil einer Auftragsbearbeitung ist. Für Betriebe, die Zeit auf Aufträge buchen wollen, oft die bessere Wahl, weil der Zusammenhang schon besteht. Dritte Gruppe sind Personalsoftwareanbieter, bei denen die Erfassung neben Urlaub, Lohn und Personalakte läuft.

Für die Auswahl ist nicht der Funktionsumfang entscheidend, sondern die Anschlussfähigkeit an das, was im Betrieb schon läuft. Wer eine Lohnsoftware und eine Auftragsbearbeitung hat, sollte das System wählen, das zu beiden passt, auch wenn es bei der Erfassung weniger Komfort bietet. Eine Insellösung erzeugt doppelte Eingaben, und die kostet jeden Monat mehr als die Lizenzdifferenz.

Preislich rechnen fast alle Anbieter je Nutzer und Monat ab, mit Mindestabnahmen und Einrichtungspauschalen. Belastbar vergleichbar werden Angebote erst als Dreijahresrechnung mit der eigenen Mitarbeiterzahl und inklusive Hardware.

Wie läuft die Einführung ab, ohne dass die Belegschaft blockiert?

Über die Begründung, nicht über die Anweisung. Zeiterfassung wird von Beschäftigten regelmäßig als Kontrolle verstanden, und diese Deutung ist nicht unbegründet, weil das System Kontrolle technisch ermöglicht.

Bewährt haben sich drei Schritte. Erstens die Pflicht benennen: Der Betrieb erfasst, weil er dazu verpflichtet ist, nicht weil er misstraut. Zweitens den Nutzen für die Beschäftigten sichtbar machen: Überstunden werden dokumentiert und damit abrechenbar, Pausen und Ruhezeiten werden nachweisbar. Für Beschäftigte, die bisher unbezahlte Mehrarbeit geleistet haben, ist die Erfassung ein Vorteil. Drittens die Grenzen festhalten: schriftlich, was erfasst wird und was nicht, insbesondere zum Standort.

Praktisch bewährt sich außerdem eine Übergangsphase von einigen Wochen, in der parallel zum alten Verfahren erfasst wird. Sie deckt Lücken auf, bevor sie in die Lohnabrechnung gehen, und sie nimmt dem Projekt den Charakter einer Umstellung von einem Tag auf den anderen.

Marktnotiz: Der Markt für Zeiterfassung ist in Deutschland durch das Urteil von 2022 deutlich gewachsen, und die Zahl der Anbieter mit App-Angebot ist entsprechend hoch. Funktionsumfänge haben sich angenähert, Unterschiede entstehen bei Schnittstellen zur Lohnabrechnung und bei der Offline-Fähigkeit. Belastbar wird ein Angebot erst, wenn der Anbieter die Schnittstelle zur eingesetzten Lohnsoftware benennt und die Erfassung ohne Netzverbindung nachweist.