Mitarbeitergewinnung für Zahnärzte: Kanäle, Dienstleister und Kosten

Von Ellen Ruscher|25. März 2024|Lesezeit 6 Min.|Zuletzt geprüft 03.10.2026

Zahnarztpraxen konkurrieren bei zahnmedizinischen Fachangestellten nicht mit der Praxis im Nachbarort, sondern mit jedem Arbeitgeber, der planbare Arbeitszeiten und ein höheres Gehalt bietet. Der Beruf steht auf der Engpassliste der Bundesagentur für Arbeit, und in einem solchen Markt entscheidet nicht die Anzeige, sondern die Erreichbarkeit der Zielgruppe und die Geschwindigkeit der Praxis. Dieser Beitrag ordnet die Kanäle, die Dienstleisterlandschaft und die Stellschrauben im Bewerbungsprozess.

Warum erreichen Stellenanzeigen in Zahnarztpraxen kaum noch Bewerber?

Weil die gesuchten Fachkräfte beschäftigt sind und deshalb nicht in Stellenbörsen suchen. Eine Anzeige erreicht nur die Gruppe mit konkreter Wechselabsicht, und die ist in einem Engpassberuf klein und zuerst von den Praxen abgedeckt, die ohnehin gut dastehen.

Hinzu kommt ein Zweites: Der klassische Weg über die Kammer-Stellenbörse und die Fachpresse erreicht dieselbe kleine Gruppe, die auch die Anzeigenportale erreicht. Mehr Kanäle in derselben Gruppe verändern das Ergebnis nicht, sie verteuern es.

Daraus folgt der Wechsel der Richtung. Die Stelle muss dort erscheinen, wo die Zielgruppe ohnehin Zeit verbringt, und sie muss in zwei Sätzen einen Grund nennen. Welche Kanäle dafür infrage kommen, unterscheidet sich nach Zielgruppe innerhalb des Berufs.

Über welche Kanäle erreichen Praxen zahnmedizinische Fachangestellte tatsächlich?

Am breitesten tragen soziale Netzwerke, weil dort nicht nach Stellen gesucht wird, sondern Inhalte ausgespielt werden. Dazu kommen drei weitere Wege, die aus anderen Gründen funktionieren.

• Gezielte Anzeigen in sozialen Netzwerken: Nach Region, Alter und Berufsinteresse eingegrenzt. Erreicht ausdrücklich Beschäftigte ohne Suchabsicht und ist damit der einzige Kanal, der die große Gruppe öffnet.
• Empfehlung aus dem eigenen Team: Die Kanalgruppe mit der höchsten Einstellungsquote. Eine ausgesprochene Bitte an das Team wirkt stärker als eine Prämie, weil Beschäftigte nur empfehlen, wenn sie den Arbeitsplatz vertreten können.
• Praxiswebsite mit eigener Karriereseite: Wird von jedem Interessenten aufgerufen, bevor er sich meldet. Eine Praxis ohne Karriereseite verliert an dieser Stelle Bewerbungen, die bereits erzeugt waren.
• Kammer-Stellenbörse und Fachportale: Erreichen die aktiv Suchenden. Kostenfrei oder günstig und deshalb mitzunehmen, aber nicht tragend.

Für Rückkehrerinnen nach Familienzeit kommt ein fünfter Weg hinzu, der selten genutzt wird: die ausdrückliche Ansprache von Teilzeitmodellen in der Anzeige. Wer feste Vormittage oder drei Tage je Woche anbietet und das konkret benennt, erreicht eine Gruppe, die auf reguläre Vollzeitanzeigen gar nicht reagiert.

Entscheidend ist dabei weniger der Kanal als der Inhalt der Ansprache. Wegen der Mitarbeitergewinnung wechseln Praxen regelmäßig den Kanal, obwohl der Text das Problem ist.

Was muss in einer Ansprache stehen, die Beschäftigte überhaupt liest?

Ein konkreter Grund, der nicht das Gehalt ist. Gehalt ist der Grund, zu verhandeln, nicht der Grund, sich zu melden, weil die Unterschiede zwischen Praxen in derselben Region überschaubar sind.

Was in diesem Beruf erfahrungsgemäß zieht, lässt sich benennen und ist in jeder Praxis unterschiedlich. Die Teamgröße, weil sie darüber entscheidet, ob Urlaub planbar ist. Das Behandlungsspektrum, weil es die fachliche Entwicklung bestimmt. Die Frage, ob delegierbare Leistungen tatsächlich delegiert werden, also ob Prophylaxe und Abdrucknahme zur Arbeit gehören oder nicht. Und die Arbeitszeit, konkret benannt mit Beginn, Ende und der Zahl der späten Tage je Woche.

Gegen die Praxis wirken dabei zwei Formulierungen. Erstens die Aufzählung von Anforderungen ohne Beschreibung der Arbeit, weil sie den Eindruck erzeugt, es gehe um Austauschbarkeit. Zweitens Floskeln wie familiäres Team und modernste Ausstattung, weil sie in jeder zweiten Anzeige stehen und deshalb nichts aussagen.

Praktisch bewährt sich ein Text, der eine typische Woche beschreibt. Er ist schwerer zu schreiben und schneller zu lesen, und er trennt die Praxis sofort von den Anzeigen, die nebeneinander laufen.

Damit steht der Inhalt. Der häufigste Verlustpunkt liegt dahinter.

Welche Stellschraube im Bewerbungsprozess entscheidet über die Besetzung?

Die Zeit zwischen Bewerbung und erster Rückmeldung. Wer über soziale Netzwerke angesprochen wurde, hat nicht gesucht und ist nach zwei Tagen ohne Antwort wieder in seinem Alltag.

Deshalb gilt für diesen Kanal eine andere Taktung als für eine Stellenanzeige. Eine Rückmeldung am selben oder am folgenden Tag, telefonisch und nicht per Mail, und ein Gesprächsangebot innerhalb der Woche. In einer Praxis mit vollem Behandlungsplan ist das organisatorisch die eigentliche Aufgabe, und sie muss vor dem Start der Anzeigen gelöst sein.

Dazu gehören drei Festlegungen:

• Eine zuständige Person mit Vertretung: Namentlich benannt, nicht die Rezeption allgemein. Ohne Vertretung bricht der Prozess im Urlaub ab.
• Ein feststehendes Zeitfenster am Tag: Zwanzig Minuten reichen, aber sie müssen im Plan stehen und dürfen nicht die erste Reserve bei Verzug sein.
• Ein Ablauf für das Erstgespräch: Kurz, ohne vollständige Unterlagen, mit dem Ziel, einen Probearbeitstag zu vereinbaren.

Der Probearbeitstag ist in diesem Beruf das wirksamste Auswahlinstrument, weil er beiden Seiten mehr zeigt als jedes Gespräch. Arbeitsrechtlich ist er als Einfühlungsverhältnis oder als kurzfristige Beschäftigung zu regeln, und beides will vorher geklärt sein, nicht am Morgen des Probetags.

Bleibt die Frage, welchen Teil ein Dienstleister sinnvoll übernimmt.

Welche Leistungen übernehmen spezialisierte Dienstleister für Praxen?

Spezialisierte Anbieter deckeln den Aufwand, den eine Praxis selbst nicht leisten kann: Anzeigenmotive, Ausspielung in sozialen Netzwerken, Bewerberstrecke und Vorauswahl. Die Entscheidung bleibt bei der Praxis, die Rückmeldezeit ebenfalls.

Der Markt teilt sich in drei Gruppen. Allgemeine Personaldienstleister, die ZFA neben anderen Berufen vermitteln. Dentaldepots und Branchenmedien mit Stellenbörsen. Und Anbieter, die ausschließlich für Praxen arbeiten und ihre Bewerber über soziale Netzwerke gewinnen. Die dritte Gruppe hat den Vorteil, die Ansprache nicht jedes Mal neu entwickeln zu müssen.

In jedes Erstgespräch gehören zwei Prüffragen. Erstens: Wird das Mediabudget getrennt vom Honorar ausgewiesen. Ohne diese Trennung lässt sich kein Angebot vergleichen. Zweitens: Wie viele Einstellungen hat der Anbieter in vergleichbaren Praxen erreicht, nicht wie viele Bewerbungen. Bewerbungen lassen sich mit Budget erzeugen, Einstellungen nicht.

Hinzu kommt die Frage nach der Nachbesetzung, wenn die neue Kraft in der Probezeit ausscheidet. Seriöse Anbieter regeln das vorab.

Wie wird ein Probearbeitstag arbeitsrechtlich sauber geregelt?

Über eine schriftliche Vereinbarung vor dem Tag, nicht über eine mündliche Absprache am Telefon. Ein Probearbeitstag ist arbeitsrechtlich kein eigener Vertragstyp, sondern fällt je nach Ausgestaltung in eine von zwei Kategorien, und davon hängt alles Weitere ab.

Beim Einfühlungsverhältnis sieht die Bewerberin zu und wird nicht in den Betriebsablauf eingegliedert. Es gibt keine Weisung, keine Arbeitspflicht und keine Vergütungspflicht, dafür auch keine Arbeitsleistung. Beim kurzfristigen Arbeitsverhältnis arbeitet die Bewerberin mit, ist weisungsgebunden und wird entsprechend vergütet und angemeldet.

Die Grenze verläuft an der Mitarbeit. Wer am Stuhl assistiert, Instrumente aufbereitet oder Patienten annimmt, arbeitet, und dann greift die zweite Variante mit Anmeldung bei der Sozialversicherung. Praxen, die in diesem Fall nicht anmelden, riskieren einen Vorwurf der Schwarzarbeit, und die Prüfungen in Gesundheitsberufen sind nicht selten.

Für die Praxis gehören deshalb drei Punkte in die Vorbereitung. Die Festlegung, welche Variante gewählt wird, und zwar schriftlich. Der Versicherungsschutz, weil ein Unfall am Probetag geklärt sein muss. Und die Benennung einer Person, die den Tag begleitet, weil ein Probetag ohne Ansprechpartner den umgekehrten Eindruck erzeugt.

Inhaltlich bewährt sich ein Tag mit einem vollständigen Behandlungsvormittag, nicht ein zweistündiger Rundgang. Beide Seiten sollen sehen, wie der Takt läuft, und genau das ist der Erkenntniswert.

Bleibt die Frage nach dem Aufwand im Verhältnis zur Praxisgröße.

Ab welcher Praxisgröße lohnt der Aufwand für eigene Gewinnung?

Er lohnt, sobald eine unbesetzte Assistenzstelle dazu führt, dass ein Behandlungszimmer nicht belegt werden kann. In einer Praxis mit drei Zimmern ist das unmittelbar der Fall, und der Ausfall je Tag übersteigt die Kosten einer Gewinnungsmaßnahme deutlich.

Für Praxen mit dauerhaftem Bedarf kommt die eigene Ausbildung als zweiter Weg hinzu. Sie deckt den Bedarf unabhängig vom Arbeitsmarkt, braucht aber eine Ausbildungsberechtigung, Kapazität zur Anleitung und drei Jahre Vorlauf. Für die akute Lücke hilft das nicht, für die Fünfjahresplanung erheblich mehr als jede Anzeige.

Praxen mit einem einzigen Behandler und seltenem Bedarf fahren dagegen mit den kostenfreien Kanälen und einer gepflegten Karriereseite gut. Dort steht der Aufwand einer laufenden Kampagne in keinem Verhältnis, und die Empfehlung aus dem Team deckt den Bedarf meist ab.

Marktnotiz: Die Zahl der Dienstleister für Praxispersonal ist in den letzten Jahren deutlich gewachsen, belastbare Marktzahlen gibt es nicht. Honorarmodelle reichen von monatlichen Pauschalen bis zu erfolgsabhängigen Vereinbarungen, und die Angebote sind ohne getrennt ausgewiesenes Mediabudget nicht vergleichbar. Für Praxen bleibt die wirksamste Maßnahme kostenlos: eine feste Zuständigkeit für die Rückmeldung innerhalb eines Tages.